Eine KI Richtlinie im Unternehmen beginnt mit einer Seite und drei Listen: was erlaubt ist, was nur mit Freigabe geht und was verboten ist. Dazu kommen ein Inventar, klare Rollen und ein Notaus.
Eine gute KI Richtlinie für Ihr Unternehmen ist kurz. Sie sagt, was Beschäftigte mit KI tun dürfen, wofür sie eine Freigabe brauchen und was tabu ist.
Diese Seite zeigt den Aufbau und einen Beispiel-Mustertext. Sie ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
Freigegebene Werkzeuge für Texte, Zusammenfassungen und Recherche mit nicht vertraulichen Informationen.
Neue Werkzeuge, Anbindung an Firmendaten, personenbezogene Daten und jeder Agent.
Zugangsdaten und vertrauliche Kundendaten in nicht freigegebenen Werkzeugen, automatisches Versenden an Kunden, Entscheidungen über Personen allein durch KI.
Sie können nur regeln, was Sie kennen.
In vielen Firmen nutzen Beschäftigte KI-Werkzeuge längst, oft privat oder ohne Absprache. Fragen Sie danach, ohne Vorwurf.
Welche KI-Werkzeuge sind im Einsatz, offiziell oder inoffiziell?
Wofür werden sie genutzt, zum Beispiel für Angebote, Anfragen oder Protokolle?
Welche Daten gehen hinein, und sind personenbezogene oder vertrauliche darunter?
Sortieren Sie jeden Fall in eine der drei Listen. Der Rest der Richtlinie folgt daraus.
Das Inventar ist keine Anklage, sondern eine Bestandsaufnahme. Es zeigt, wo Regeln sofort helfen, und macht sichtbar, welche Werkzeuge Sie besser freigeben, statt sie zu verbieten.
Eine Richtlinie ohne Namen bleibt Papier. Benennen Sie drei Funktionen mit je einer Person und einer Vertretung. Die Verantwortung der Geschäftsführung bleibt dabei im Unternehmen, auch bei externer Unterstützung.
Führt das Inventar, pflegt die Richtlinie und ist Ansprechperson für Fragen.
Entscheidet über neue Werkzeuge, Datenanbindungen und Agenten.
Darf jeden Agenten und jedes Werkzeug sofort stoppen.
Artikel 4 des EU AI Act verlangt KI-Kompetenz und gilt seit 2. Februar 2025. Der Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) schwächt ihn ab: Unternehmen sollen KI-Kompetenz fördern, statt ein bestimmtes Niveau zu garantieren.
Die Quellenlage ist uneinheitlich, lassen Sie den Stand prüfen. Praktisch hilft in jedem Fall ein Nachweis, dass Ihre Beschäftigten eingewiesen wurden.
Beispiel zur Orientierung, keine Rechtsberatung. Passen Sie Namen und Werkzeuge an Ihr Unternehmen an.
Kürzen Sie, was Sie nicht brauchen, und ergänzen Sie, was Ihr Alltag verlangt. Wichtiger als jede Formulierung ist, dass die Regeln bekannt sind und jemand ihre Einhaltung begleitet.
Agenten handeln, sie schreiben nicht nur. Deshalb brauchen sie eigene Zeilen in der Richtlinie. Unser Denkmodell dazu finden Sie unter KI Agenten steuern.
Für den Anfang gilt: lieber eine Stufe zu vorsichtig als eine zu mutig. Erweitern können Sie später, wenn Protokolle und Erfahrung es belegen.
Wo das nicht reicht: Eine Seite ersetzt keine Rechtsprüfung. Bei personenbezogenen Daten, Verträgen mit Anbietern oder KI im Beschäftigungskontext holen Sie fachliche Beratung dazu, keine Rechtsberatung von uns.
Hochrisiko-Pflichten des EU AI Act sind verschoben, nicht gestrichen: eigenständige Systeme 2. Dezember 2027, eingebettete 2. August 2028 (Stand 25.09.2026). Wann werden Sie Ihre Richtlinie das nächste Mal wirklich in die Hand nehmen?
Alle Angaben ohne Gewähr und keine Rechtsberatung. Preise und Bedingungen ändern sich; prüfen Sie sie vor einer Entscheidung beim Anbieter.
Eine gesetzliche Pflicht zu genau diesem Dokument kennen wir nicht, keine Rechtsberatung. Praktisch ist sie sinnvoll, weil Beschäftigte KI ohnehin nutzen und klare Regeln Fehler vermeiden.
Drei Listen (erlaubt, erlaubt mit Freigabe, verboten), Rollen mit Namen, eine Prüfpflicht für Ergebnisse, Schulung und Regeln für Agenten. Dazu ein Inventar der Werkzeuge, die schon im Einsatz sind.
Auf dieser Seite finden Sie einen kurzen Beispiel-Mustertext zum Kopieren und Anpassen. Er ist keine Rechtsberatung. Eine Vorlage für Ihr Unternehmen besprechen wir gern im Erstgespräch.
Nein, eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Chief AI Officers oder KI-Beauftragten gibt es nicht. Eine verantwortliche Person zu benennen ist trotzdem sinnvoll, die Verantwortung bleibt in der Geschäftsführung.
Halten Sie fest, wer wann welche Einweisung bekommen hat. Artikel 4 des EU AI Act wurde durch den Digital Omnibus abgeschwächt, die Quellenlage ist uneinheitlich: Stand prüfen lassen.
Regelmäßig und immer dann, wenn ein neues Werkzeug, ein Agent, neue Datenquellen oder eine geänderte Rechtslage hinzukommen.
Wir besprechen im Erstgespräch, wie eine Vorlage zu Ihrem Unternehmen passt. Das Gespräch ist unverbindlich und kostenfrei.